INFORMAÇÃO DOCUMENTADA E A ISO 9001 E SIAC-PBQP-H

Atualizado: Jul 6

O requisito Controle de documentos não é mais o mesmo.....Com a revisão da ISO 9001:2015, algumas mudanças ocorreram....




A primeira mudança está na numeração. Na ISO 9001:08 e Regimento SiAC (PBQP-H), o controle de documentos era o requisito 4.2.3 e o requisito controle de registros era o item 4.2.4. Ocorre que com a nova versão da ISO 9001:2015 estes requisitos se unificaram e fazem parte do requisito 7.5 – Informação documentada.

Um adendo deve ser feito que apesar do Regimento SiAC ter passado por uma revisão e publicado em 09/01/17, neste momento ele não está alinhado a nova versão da ISO. Isso significa que as Empresas Construtoras devem estar atentas para o atendimento das duas normas caso sejam objeto de certificação. Por exemplo: Para atendimento ao regimento SIAC:17, ainda é obrigatório a existência de um procedimento documentado de Controle de


Documentos e Registros e na ISO 9001:2015, não há mais esta exigência, desde que garantido o atendimento dos demais requisitos.


Em ambas as normas, é requisitado que haja informação documentada, porém, a versão 2015 da ISO passou a ser menos prescritiva. Procedimentos como controle de documentos, registros, não conformidades, ação corretiva, auditoria interna não são mais exigidos.


Na atual norma, não há mais distinção entre controle de documentos e registros, nomenclatura utilizada pela ISO 9001:08. Na versão 2015, o termo utilizado é informação documentada que contempla documentos e registros.

Onde na ISO 9001:08 usava-se o termo documentos que contemplava procedimentos, plano de qualidade, manual da qualidade entre outros, nesta versão utiliza-se o termo “MANTER informação documentada”


Onde na ISO 9001:08 usava-se o termo registros que são um tipo de documento e servem para prover a evidencia de atendimento a um requisito, a norma passou a especificar o termo “reter informação documentada”.


Na nova versão 2015, em alguns requisitos a norma se refere a apenas “informação” não constando que esta deve ser documentada. Neste caso, cabe a organização determinar se é ou não apropriado manter informação documentada.


Quem deve determinar a extensão da documentação relacionada ao SGQ é a própria empresa, baseada no seu porte, atividade, processos, produtos e serviços. Interfere nessa determinação fatores como a complexidade dos processos e a competência das pessoas.


Em todo controle de documentos deve ser prevista a forma de identificação, formato e meio de disponibilização e análise crítica e aprovação quanto a sua adequação e suficiência. A documentação deve estar disponível e adequada para uso, onde e quando for necessária e deve estar adequadamente protegida.


Deve-se prever a forma como os documentos são distribuídos, acessados, recuperados, armazenados e preservados. Um documento deve ser legível. Tempo para retenção e disposição devem ser definidos.


Documentos de origem externa também devem ser controlados pela organização.


Quando necessária documentação para prover evidencias de conformidade, esta deve ser protegida de alterações não intencionais.


Um ponto importante a ser destacado é que a norma estabelece que um controle deve ser estabelecido, mas em nenhum momento, a norma diz como deve ser feito. Isso significa, que ao contrário do que muitas empresas pensam, não há obrigatoriedade de manter documentação em meio físico.


Hoje, as empresas buscam cada vez mais otimizar os seus processos, reduzir a burocracia e perda de tempo, resgatar com facilidade documentos que muitas vezes precisam ser armazenados por anos.


Dessa forma, as empresas devem estar atentas as opções relacionadas a informatização da documentação, pois além de reduzir custos e espaço físico de armazenagem, gera benefícios quanto a facilidade de acesso, recuperação, menor burocratização e maior sustentabilidade, pois gerará a redução de consumo de papel.


Por Gizele Staidel


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